ECLI:NL:RBMNE:2026:7656

1. De procedure

Het verloop van de procedure blijkt uit:

- de dagvaarding van 31 juli 2026 met 8 producties,- de conclusie van antwoord met 3 producties,

- de akte houdende overlegging en uitlating producties van [eiser] met productie 9, - de mondelinge behandeling van 5 oktober 2026, waarvan door de griffier aantekeningen zijn gemaakt,- de pleitnota van [eiser] ,- de pleitnota van Nidos.

2. De kern van de zaak

[eiser] heeft zich ingeschreven op een door Nidos georganiseerde Europese aanbestedingsprocedure met als doel het sluiten van een raamovereenkomst voor de kleinschalige opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen. Nidos heeft de inschrijving van [eiser] als ongeldig terzijde gelegd, omdat de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn ondertekend, ook niet nadat [eiser] in de gelegenheid is gesteld om dit gebrek te herstellen. [eiser] is het niet eens met de gunningsbeslissing en vordert in dit kort geding kort gezegd dat Nidos de gunningsbeslissing van 22 juli 2026 moet intrekken, de inschrijving van [eiser] alsnog inhoudelijk moet beoordelen en een nieuwe gunningsbeslissing moet bekendmaken. De voorzieningenrechter wijst de vorderingen af.

3 De achtergrond van het geschil

De sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving voor de opdracht van Nidos was 8 juni 2026 om 12:00 uur. [eiser] heeft haar inschrijving op 7 juni 2026 om 17:31 uur via TenderNed ingediend. De inschrijving is met E-herkenning ingediend door de heer [A] , die via [bedrijf] zelfstandig bestuurder van [eiser] is. Onderdeel van de inschrijvingsprocedure was onder meer het overleggen van een ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). [eiser] heeft een ingevuld UEA als onderdeel van haar inschrijving overgelegd, maar heeft deze niet ondertekend. De overige door [eiser] overgelegde stukken zijn ondertekend door de heer [B] .

Op 10 juni 2026 om 21:50 uur heeft Nidos [eiser] via TenderNed vragen gesteld over het overgelegde uittreksel uit het handelsregister, omdat daaruit niet bleek welke persoon vertegenwoordigingsbevoegd was. [eiser] kreeg daarom een hersteltermijn van 48 uur.

[eiser] heeft vervolgens, op 12 juni om 14:13 uur, twee stukken ingediend. Ten eerste een uittreksel uit het handelsregister van [bedrijf] , waaruit blijkt dat de heer [A] bestuurder van [bedrijf] is. Ten tweede een ongedateerde, door de heer [A] ondertekende volmacht, waarin de heer [B] is gemachtigd om kort gezegd [eiser] te vertegenwoordigen in aanbestedingsprocedures.

Op 16 juni 2026 om 17:33 uur heeft Nidos [eiser] nog een herstelmogelijkheid geboden en verzocht om binnen 48 uur een correct ondertekend UEA aan te leveren. [eiser] heeft dat bericht naar eigen zeggen gemist en pas op 3 juli 2026 een door de heer [A] ondertekend UEA (met daarop een ondertekendatum van 5 juni 2026) overgelegd.

Nidos heeft op 22 juli 2026 de gunningsbeslissing genomen en de inschrijving van [eiser] terzijde gelegd.

4. De beoordeling

Het spoedeisend belang van [eiser] bij haar vorderingen vloeit voort uit de aard van het gevorderde.

Nidos mocht de inschrijving van [eiser] terzijde leggen

Op grond van de Aanbestedingsleidraad wordt een inschrijving terzijde gelegd als sprake is van een ongeldige inschrijving. Een inschrijving is ongeldig indien de inschrijver gedurende de aanbesteding in strijd met of niet conform met de voorschriften van de aanbesteding handelt of anderszins in strijd met of niet conform het aanbestedingsrecht handelt (paragraaf 3.5 van de Aanbestedingsleidraad). Uit paragraaf 3.8 van de Aanbestedingsleidraad volgt verder kort gezegd dat de stukken bij de inschrijving moeten zijn ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de inschrijver en dat dat doorgaans blijkt uit het handelsregister. Als er een volmacht is afgegeven, dan moet deze bij de inschrijving worden gevoegd.

[eiser] is van mening dat Nidos onterecht haar inschrijving terzijde heeft gelegd, omdat [eiser] haar inschrijving rechtsgeldig zou hebben ondertekend op het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving. Volgens [eiser] heeft zij met het overleggen van het uittreksel uit het handelsregister en de volmacht op 12 juni 2026 en dus met het benutten van de herstelmogelijkheid aangetoond dat de heer [B] vertegenwoordigingsbevoegd was om de stukken te ondertekenen en dat de inschrijving dus rechtsgeldig was.

Volgens Nidos heeft zij de inschrijving van [eiser] echter terzijde gelegd omdat een datum op de volmacht ontbreekt en dus niet is vast te stellen dat de heer [B] al vertegenwoordigingsbevoegd was op het moment van de inschrijving. Daarnaast staat op de volmacht vernoemd ''contractperiode vanaf 2027'' en volgens Nidos betekent dit dat de volmacht op het moment van de inschrijving nog niet was aangevangen.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat gebleken is dat ook na de herstelmogelijkheid de stukken bij de inschrijving van [eiser] niet rechtsgeldig zijn ondertekend. Vooropgesteld moet worden dat een aanbestedende dienst slechts gericht mag verzoeken om verbetering of aanvulling voor zover het verzoek betrekking heeft op gegevens waarvan objectief kan worden vastgesteld dat zij dateren van vóór het einde van de inschrijvingstermijn. Anders dan [eiser] meent, is het dus van belang dat de (alsnog) overgelegde volmacht een datum bevat, zodat objectief kan worden vastgesteld dat deze datum ligt vóór de sluitingsdatum van de inschrijving. Dat het vermelden van een datum van voor de sluitingsdatum op de volmacht nodig is sluit ook aan bij de bedoeling achter de vereiste vertegenwoordigingsbevoegdheid op het moment van de inschrijving. Een inschrijver tekent namelijk voor alle eisen van de inschrijving, waaronder de uitsluitingsgronden. Omdat de uitsluitingsgronden betrekking hebben op ernstige zaken als corruptie en fraude, is het van belang dat een daartoe bevoegd persoon zich (voorafgaand aan de sluitingsdatum van de inschrijving) verbindt aan die verklaring. Hoewel in het geval van [eiser] uit de overgelegde volmacht voldoende is af te leiden dat de volmacht is bedoeld voor aanbestedingen die betrekking hebben op de periode na januari 2027 en dus ook op deze aanbestedingsprocedure, is niet duidelijk wanneer de volmacht door de heer [A] is afgegeven, omdat er geen datum is vermeld. Hierdoor kan niet objectief worden vastgesteld dat de volmacht dateert van vóór de sluitingsdatum van de inschrijving. Dat was voor de conclusie dat sprake is van een rechtsgeldige ondertekening wel nodig.

Bovendien stelt de voorzieningenrechter vast dat [eiser] nog een tweede herstelmogelijkheid heeft gekregen van Nidos, namelijk om een correct ondertekend UEA in te leveren. Daar heeft [eiser] niet tijdig, dat wil zeggen binnen de daarvoor gegeven hersteltermijn, op gereageerd. Ook dat gebrek heeft [eiser] dus niet hersteld.

[eiser] heeft nog aangevoerd dat, ook als de inschrijving niet voor de sluitingsdatum zou zijn ondertekend door een daartoe bevoegd persoon, de heer [A] de onbevoegde vertegenwoordigingshandelingen van de heer [B] heeft bekrachtigd (artikel 3:69 BW). De heer [A] heeft de volmacht namelijk ondertekend en op 12 juni 2026, binnen de hersteltermijn, aan Nidos overgelegd. Hiermee zou de heer [A] het handelen van de heer [B] namens [eiser] hebben bevestigd. De voorzieningenrechter gaat hier echter aan voorbij. Zoals hiervoor al is overwogen is gebleken dat de stukken niet voor sluitingsdatum van de inschrijving zijn ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegd persoon en dat dat wel nodig was voor een geldige inschrijving. Het biedt geen remedie om een ten tijde van de inschrijving ontbrekende bevoegdheid met terugwerkende kracht alsnog te bewerkstelligen door bekrachtiging van een onbevoegd verrichte vertegenwoordigingshandeling. Op die wijze zou een door een onbevoegde ingediende, en daarmee ongeldige, inschrijving alsnog, bij wijze van spreken, maanden later gerepareerd kunnen worden. De aanvaarding daarvan zou in strijd zijn met fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht.

Hiermee is gebleken dat [eiser] de stukken voor haar inschrijving niet rechtsgeldig heeft ondertekend. Gelet op paragraaf 3.5 en 3.8 van de Aanbestedingsleidraad mocht Nidos de inschrijving van [eiser] daarom terzijde leggen. [eiser] heeft nog gesteld dat het terzijde leggen van de inschrijving disproportioneel en onrechtmatig zou zijn. De voorzieningenrechter volgt deze stelling niet. In rechtsoverweging 4.4 is al overwogen dat het van belang is dat een rechtsgeldige ondertekening van de inschrijving objectief kan worden vastgesteld en dat dit niet slechts een kale formaliteit betreft. Daar komt bij dat Nidos [eiser] tot twee keer toe een herstelmogelijkheid heeft gegeven. Ook is niet gebleken dat Nidos de beginselen van gelijke behandeling en transparantie heeft geschonden. Nidos heeft namelijk de eisen en voorwaarden uit de Aanbestedingsleidraad gehanteerd en heeft ook andere inschrijvingen, die niet voldeden aan de eisen uit de Aanbestedingsleidraad, terzijde gelegd.

Gelet op het voorgaande wijst de voorzieningenrechter de vorderingen van [eiser] af. De voorzieningenrechter ziet in dat deze beslissing grote gevolgen heeft voor [eiser] (waar ook partijen het overigens over eens zijn), maar kan niet tot een ander oordeel komen. Nidos heeft zich aan de spelregels van de aanbestedingsprocedure gehouden en deze zorgvuldig uitgevoerd. Een groot aantal inschrijvers, namelijk 93, heeft zich ingeschreven op deze aanbestedingsprocedure en vervolgens heeft Nidos meer dan 50 inschrijvers terzijde moeten leggen. Het is daarom, en in het kader van transparantie en gelijkheid, begrijpelijk dat Nidos geen uitzondering heeft kunnen maken voor alleen [eiser] , en dat kan de voorzieningenrechter in deze procedure ook niet.

[eiser] moet de proceskosten van Nidos betalen

[eiser] is in het ongelijk gesteld en moet daarom de proceskosten (inclusief nakosten) betalen. De proceskosten van Nidos worden begroot op:

- griffierecht

€

735,00

- salaris advocaat

€

1.766,00

- nakosten

€

189,00

(plus de verhoging zoals vermeld in de beslissing)

Totaal

€

2.690,00

De gevorderde wettelijke rente over de proceskosten wordt toegewezen zoals vermeld in de beslissing.

5. De beslissing

wijst de vorderingen van [eiser] af,

veroordeelt [eiser] in de proceskosten van € 2.690,00, te betalen binnen veertien dagen na aanschrijving daartoe, te vermeerderen met € 98,00 plus de kosten van betekening als [eiser] niet tijdig aan de veroordelingen voldoet en het vonnis daarna wordt betekend,

veroordeelt [eiser] tot betaling van de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW over de proceskosten als deze niet binnen veertien dagen na aanschrijving zijn betaald,

verklaart dit vonnis wat betreft de proceskostenveroordeling uitvoerbaar bij voorraad.

Dit vonnis is gewezen door mr. R.J. Praamstra en in het openbaar uitgesproken op 19 oktober 2026.

WM (5442)